Unbedenklichkeitsbescheinigung ab 1. Juli 2026
Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind für viele Betriebe unverzichtbar, um bei Ausschreibungen oder Auftragsvergaben ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Ab dem 1. Juli 2026 bringen neue Regelungen mehr Transparenz und Flexibilität in das elektronische Verfahren.
In der betrieblichen Praxis haben die Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen eine große Bedeutung. Sie werden oft als Nachweis benötigt, dass ein Unternehmen seinen sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommt, z. B. im Rahmen von Vergabeverfahren öffentlicher Aufträge, bei denen Auftraggeber regelmäßig die Zuverlässigkeit und Beitragstreue von Bietern prüfen.
Darüber hinaus spielen sie eine wichtige Rolle bei der Arbeitnehmerüberlassung sowie im Zusammenhang mit der sog. Generalunternehmerhaftung, insbesondere im Baugewerbe und weiteren haftungsintensiven Branchen. In diesen Fällen kann die Vorlage einer gültigen Unbedenklichkeitsbescheinigung dazu beitragen, Haftungsrisiken zu reduzieren oder auszuschließen.
Beantragung und Zuständigkeit
Seit dem Jahr 2024 werden Unbedenklichkeitsbescheinigungen ausschließlich auf elektronischem Weg beantragt. Unternehmen nutzen hierfür entweder ihr Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal.
Zuständig für die Ausstellung der Bescheinigung ist die Krankenkasse, bei der die Arbeitnehmer versichert sind. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte übernimmt dies die Minijob-Zentrale.
Praxistipp:
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung kann auch im Abo beantragt werden. Die Bescheinigungen werden dann automatisch in regelmäßigen Abständen an die Betriebe gesandt – wahlweise monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich –, bis das Abo widerrufen wird.
Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Voraussetzung für die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung ist, dass der Arbeitgeber seine Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten vollständig und fristgerecht gegenüber der jeweiligen Krankenkasse oder der Minijob-Zentrale erfüllt hat. Es gibt zwei Arten von Bescheinigungen, die eine differenzierte Bewertung der Zuverlässigkeit eines Arbeitgebers ermöglichen: die qualifizierte und die einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung.
Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung
Sie wird ausgestellt, wenn der Arbeitgeber sowohl zum Zeitpunkt der Antragstellung als auch in den vorausgegangenen sechs Monaten seinen Verpflichtungen uneingeschränkt nachgekommen ist. Dies umfasst sowohl die rechtzeitige Übermittlung der Beitragsnachweise als auch die vollständige und pünktliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.
Einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung
Sie wird erteilt, wenn zwar aktuell keine Beitragsrückstände bestehen, jedoch innerhalb der letzten sechs Monate Unregelmäßigkeiten bei der Erfüllung der Nachweis- oder Zahlungspflichten aufgetreten sind.
Hinweis:
Zu beachten ist, dass die Unbedenklichkeitsbescheinigung keine Aussage über die inhaltliche Richtigkeit der gemeldeten oder gezahlten Beiträge trifft. Sie bestätigt lediglich, dass die entsprechenden Pflichten formal erfüllt wurden.
Neuerungen zum 1. Juli 2026
Ab Juli treten Änderungen im elektronischen Verfahren in Kraft, die praktische Auswirkungen für Arbeitgeber haben. Grundlage sind die „Grundsätze zur elektronischen Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen nach § 108b SGB IV“.
Ausstellung für einzelne Beschäftigungsbetriebe
Nach dem Versionswechsel können Unbedenklichkeitsbescheinigungen für einzelne Beschäftigungsbetriebe angefordert werden. In der betrieblichen Praxis verfügen Unternehmen häufig über mehrere Filialen oder Zweigstellen, die aus organisatorischen oder abrechnungstechnischen Gründen bei der Beitragsnachweisung und -zahlung unterschiedliche Betriebsnummern verwenden. Künftig können auch für diese einzelnen Einheiten gesonderte Bescheinigungen beantragt und elektronisch ausgestellt werden.
Hinweis:
Im Zuge der Neuerung ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Erfüllung der Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten weiterhin auf Ebene des gesamten Unternehmens beurteilt wird. Es reicht also nicht aus, wenn lediglich für die beantragte Filiale oder Zweigstelle ordnungsgemäße Verhältnisse vorliegen. Vielmehr muss der Betrieb insgesamt seinen Verpflichtungen vollständig nachgekommen sein.
Differenziertere Ablehnungsgründe
Eine weitere Änderung betrifft die Differenzierung der Ablehnungsgründe im elektronischen Rückmeldeverfahren. Bislang waren Ablehnungen auf die Kennzeichen „1“ (Pflichten nicht erfüllt) und „2“ (kein laufendes Arbeitgeberkonto) beschränkt. Nach dem Versionswechsel erfolgt eine detailliertere Darstellung, es werden folgende Ablehnungsgründe unterschieden:
- 1 = Beitragszahlungspflichten nicht vollständig erfüllt
- 2 = kein laufendes Arbeitgeberkonto vorhanden
- 3 = Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt
- 4 = fehlende oder nicht nachgewiesene Vollmacht
Diese differenzierte Rückmeldung ermöglicht es, die Gründe für eine Ablehnung präziser zu erkennen. So können gezielt Maßnahmen zur Behebung der Mängel ergriffen werden – meist ohne zusätzlichen Klärungsaufwand mit den Einzugsstellen.